Peppol und elektronische Rechnungsübermittlung

Peppol ist das weltweite Netzwerk für den elektronischen Rechnungsaustausch. Wenn Sie Ihre Rechnungen elektronisch versenden möchten, ist Peppol oft der richtige Weg — besonders bei B2B-Rechnungen und für öffentliche Auftraggeber.

Was ist Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein standardisiertes Netzwerk für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten (insbesondere Rechnungen). Es funktioniert ähnlich wie die Post: Sie adressieren eine Rechnung mit der Peppol-ID des Empfängers, und das Netzwerk leitet sie an dessen System weiter.

Peppol-ID — Eine eindeutige Kennung für jeden Teilnehmer, ähnlich einer Kontonummer oder E-Mail-Adresse. Format: z. B. 9915:DE123456789 (für Deutschland), 9915:AT123456789 (für Österreich).

Die Rechnung wird im UBL-Format (Universal Business Language) übermittelt — das ist eine EN 16931-konforme XML-Struktur.

Mehr Informationen finden Sie in den allgemeinen Fragen zu Peppol in den FAQs.

Peppol-ID registrieren

Um Rechnungen über Peppol zu versenden, muss Ihr Unternehmen eine Peppol-ID registrieren:

1. Faktoora kann Sie dabei unterstützen — wenden Sie sich an den Support.
2. Die Registrierung erfordert Ihre Unternehmenskennung (z. B. Steuernummer oder Handelsregisternummer).
3. Nach erfolgter Registrierung wird Ihre Peppol-ID in faktoora gespeichert.

Einzelheiten zum Ablauf, zu den Anforderungen und möglichen Gebühren oder Fristen finden Sie auf Anfrage.

Rechnungen über Peppol versenden

Wenn Ihr Kunden eine Peppol-ID hat oder über Peppol erreichbar ist:

1. Rechnungsformat auswählen: Wählen Sie bei der Erstellung format: "peppol".
2. Empfänger-Peppol-ID eingeben: Tragen Sie die Peppol-ID des Kunden ein (z. B. in das Feld buyer.peppolId).
3. Rechnung erstellen: faktoora erzeugt die Rechnung im UBL-Format und sendet sie automatisch über das Peppol-Netzwerk.

Das System dokumentiert den Versand und zeigt den Status der Lieferung an.

Peppol-ID des Empfängers ermitteln

Falls Sie die Peppol-ID eines Kunden nicht kennen:

1. Fragen Sie Ihren Kunden direkt — sein Buchhaltungssystem oder seine Website zeigt die Peppol-ID.
2. Suchen Sie in öffentlichen Verzeichnissen — einige Länder haben Peppol-Verzeichnisse.
3. Fallback: Falls keine Peppol-ID verfügbar ist, nutzen Sie ein anderes Format (Z.B. ZUGFeRD per E-Mail, oder PDF).

Das System zeigt einen Fehler, wenn die Peppol-ID ungültig ist — dann können Sie gegensteuern.

Problem: Meine Peppol-ID wird als falsch gemeldet

Falls ein Kunde berichtet, dass Ihre Peppol-ID nicht stimmt:

Überprüfen Sie:

1. Ihre registrierte Peppol-ID in den faktoora-Kontoeinstellungen — ist sie korrekt hinterlegt?
2. Ihre Unternehmenskennung (Steuernummer, SIREN, Handelsregisternummer, etc.) — stimmt die im Peppol-Verzeichnis mit Ihrer ID überein?
3. Den Peppol-Verzeichnisdienst — löst die Kennung dort richtig auf?

Häufige Fehler:

• Die Peppol-ID ist nicht mehr aktiv (z. B. weil der Registrierungseintrag verfallen ist).
• Die Peppol-ID ist in einen anderen Peppol-Service-Provider migriert.
• Die Unternehmenskennung stimmt nicht mit dem im Verzeichnis gemeldeten Wert überein.

Lösung: Kontaktieren Sie Ihren Peppol-Dienstanbieter oder wenden Sie sich an den Support von faktoora.

Mahnungen an Peppol-Adressen versenden

Falls Sie eine Mahnung an einen öffentlichen Auftraggeber oder Peppol-Kunden versenden:

Problem: Die Mahnung wird möglicherweise als E-Invoicing-Adresse zurückgewiesen.

Grund: Manche Peppol-Teilnehmer akzeptieren nur Rechnungen, nicht aber Mahnungen oder andere Dokumenttypen (wie Bestellbestätigungen).

Lösung:

1. Nutzen Sie für Mahnungen E-Mail — versenden Sie die Mahnung als PDF per E-Mail-Adresse statt über Peppol.
2. Kontaktieren Sie Ihren Kunden — fragen Sie, über welchen Kanal die Mahnung akzeptiert wird.
3. Im System: Wählen Sie bei der Mahnung einen anderen Versandkanal als Peppol.

Rechnungen selbst werden üblicherweise über Peppol akzeptiert — Mahnungen oft nicht.

Peppol-Lieferstatus prüfen

Wenn Sie eine Rechnung über Peppol versenden, zeigt faktoora den Lieferstatus:

Bei Fehlern zeigt das System eine Fehlermeldung, die erklärt, warum die Lieferung nicht funktioniert hat.

Peppol vs. E-Mail vs. Direktportal

Sie haben mehrere Möglichkeiten, elektronische Rechnungen zu versenden:

faktoora unterstützt alle Varianten. Wählen Sie den Kanal basierend auf den Anforderungen Ihres Kunden.

E-Invoicing ohne Peppol

Falls Sie elektronische Rechnungen versenden möchten, aber nicht über Peppol:

1. ZUGFeRD oder XRechnung per E-Mail: Versenden Sie die Rechnung als XML-Datei per E-Mail.
2. An ein Kundenportal: Falls der Kunde ein System mit API hat.
3. PDF mit eingebetteter Rechnung: Moderne PDFs können die strukturierten Daten enthalten.

Ohne Peppol bleibt die Rechnung "Ihr" elektronisches Format — der Empfänger muss dies aktiv abrufen oder importieren, statt dass das Netzwerk sie automatisch zustellt.

Rechnungsempfang per E-Mail und Peppol aktivieren

Wenn Sie auch eingehende Rechnungen über diese Kanäle empfangen möchten:

1. Peppol-Eingang: Ist automatisch aktiv, wenn Ihre Peppol-ID registriert ist. Rechnungen werden an die registrierte ID zugestellt.
2. E-Mail-Eingang: Sie können eine spezielle E-Mail-Adresse (z. B. rechnungen@mein-unternehmen.de) in den Kontoeinstellungen konfigurieren, um Rechnungen per E-Mail zu erhalten.

Damit faktoora eingehende Rechnungen automatisch verarbeitet, müssen Sie den E-Mail-Empfang und Peppol-Empfang in den Kontoeinstellungen aktivieren.

Details finden Sie unter Rechnungsempfang per E-Mail.

XRechnung statt Peppol

XRechnung ist das deutsche E-Rechnungs-Format für B2G (Business-to-Government). Es basiert ebenfalls auf EN 16931, wird aber:

• Nicht über Peppol, sondern über spezielle deutsche Portale (z. B. ProZert) übermittelt
• Verwendet für Behörden und öffentliche Aufträge in Deutschland

Falls Sie an deutsche Behörden rechnungn, wird oft XRechnung erwartet, nicht Peppol (obwohl beide EN 16931-konform sind).

faktoora unterstützt beide Formate — wählen Sie basierend auf Ihrem Empfänger.

Fehlerhafte oder validierungsprobleme

Falls eine Peppol-Rechnung zurückgewiesen wird:

1. Prüfen Sie den Validierungsbericht — faktoora zeigt, welches Feld fehlt oder inkorrekt ist.
2. Häufige Fehler:
   • Ungültige Peppol-ID des Empfängers
   • Fehlende Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
   • Ungültige oder fehlende Leitweg-ID (für öffentliche Aufträge)
   • Rechnungsbetrag nicht korrekt berechnet
3. Korrigieren Sie die Rechnung oder erstellen Sie eine neue mit den richtigen Angaben.

Die Validierung vor dem Versand ist das beste Mittel, um Fehler zu vermeiden.