Peppol y transmisión electrónica de facturas

Peppol es la red mundial para el intercambio electrónico de facturas. Si desea enviar sus facturas por vía electrónica, Peppol suele ser la opción adecuada, especialmente para facturas B2B y para la administración pública.

¿Qué es Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) es una red estandarizada para el intercambio electrónico de documentos comerciales (en particular, facturas). Funciona de forma similar al correo postal: usted dirige una factura al ID de Peppol del destinatario y la red la reenvía a su sistema.

ID de Peppol: un identificador único para cada participante, similar a un número de cuenta o a una dirección de correo electrónico. Formato: p. ej., 9915:DE123456789 (para Alemania), 9915:AT123456789 (para Austria).

La factura se transmite en formato UBL (Universal Business Language), una estructura XML conforme a EN 16931.

Encontrará más información en las preguntas generales sobre Peppol de las FAQ.

Registrar un ID de Peppol

Para enviar facturas a través de Peppol, su empresa debe registrar un ID de Peppol:

1. faktoora puede ayudarle con ello: póngase en contacto con el soporte.
2. El registro requiere el identificador de su empresa (p. ej., número fiscal (Steuernummer) o número de inscripción en el registro mercantil).
3. Una vez completado el registro, su ID de Peppol se guarda en faktoora.

Puede solicitar información detallada sobre el procedimiento, los requisitos y las posibles tarifas o plazos.

Enviar facturas a través de Peppol

Si su cliente tiene un ID de Peppol o es accesible a través de Peppol:

1. Seleccionar el formato de factura: al crear la factura, seleccione format: "peppol".
2. Introducir el ID de Peppol del destinatario: introduzca el ID de Peppol del cliente (p. ej., en el campo buyer.peppolId).
3. Crear la factura: faktoora genera la factura en formato UBL y la envía automáticamente a través de la red Peppol.

El sistema documenta el envío y muestra el estado de la entrega.

Averiguar el ID de Peppol del destinatario

Si no conoce el ID de Peppol de un cliente:

1. Pregunte directamente a su cliente: su sistema de contabilidad o su sitio web muestran el ID de Peppol.
2. Busque en directorios públicos: algunos países disponen de directorios Peppol.
3. Alternativa: si no hay ningún ID de Peppol disponible, utilice otro formato (p. ej., ZUGFeRD por correo electrónico o PDF).

El sistema muestra un error si el ID de Peppol no es válido; así podrá corregirlo.

Problema: se indica que mi ID de Peppol es incorrecto

Si un cliente le informa de que su ID de Peppol no es correcto:

Compruebe:

1. Su ID de Peppol registrado en los ajustes de la cuenta de faktoora: ¿está guardado correctamente?
2. El identificador de su empresa (número fiscal, SIREN, número de inscripción en el registro mercantil, etc.): ¿coincide el que figura en el directorio Peppol con su ID?
3. El servicio de directorio Peppol: ¿se resuelve correctamente el identificador allí?

Errores frecuentes:

• El ID de Peppol ya no está activo (p. ej., porque la inscripción ha caducado).
• El ID de Peppol se ha migrado a otro proveedor de servicios Peppol.
• El identificador de la empresa no coincide con el valor comunicado en el directorio.

Solución: póngase en contacto con su proveedor de servicios Peppol o con el soporte de faktoora.

Enviar recordatorios de pago a direcciones Peppol

Si envía un recordatorio de pago a una entidad pública o a un cliente Peppol:

Problema: es posible que el recordatorio de pago se rechace por tratarse de una dirección de facturación electrónica.

Motivo: algunos participantes de Peppol solo aceptan facturas, pero no recordatorios de pago ni otros tipos de documentos (como confirmaciones de pedido).

Solución:

1. Utilice el correo electrónico para los recordatorios de pago: envíe el recordatorio de pago como PDF a una dirección de correo electrónico en lugar de a través de Peppol.
2. Póngase en contacto con su cliente: pregúntele por qué canal acepta los recordatorios de pago.
3. En el sistema: seleccione para el recordatorio de pago un canal de envío distinto de Peppol.

Las facturas en sí suelen aceptarse a través de Peppol; los recordatorios de pago, a menudo no.

Comprobar el estado de entrega en Peppol

Cuando envía una factura a través de Peppol, faktoora muestra el estado de entrega:

En caso de error, el sistema muestra un mensaje de error que explica por qué no ha funcionado la entrega.

Peppol frente a correo electrónico frente a portal directo

Dispone de varias opciones para enviar facturas electrónicas:

faktoora admite todas las variantes. Elija el canal en función de los requisitos de su cliente.

Facturación electrónica sin Peppol

Si desea enviar facturas electrónicas, pero no a través de Peppol:

1. ZUGFeRD o XRechnung por correo electrónico: envíe la factura como archivo XML por correo electrónico.
2. A un portal del cliente: si el cliente dispone de un sistema con API.
3. PDF con la factura incrustada: los PDF modernos pueden contener los datos estructurados.

Sin Peppol, la factura sigue siendo "su" formato electrónico: el destinatario debe obtenerla o importarla activamente, en lugar de que la red se la entregue automáticamente.

Activar la recepción de facturas por correo electrónico y Peppol

Si también desea recibir facturas recibidas a través de estos canales:

1. Recepción por Peppol: se activa automáticamente cuando su ID de Peppol está registrado. Las facturas se entregan al ID registrado.
2. Recepción por correo electrónico: puede configurar una dirección de correo electrónico específica (p. ej., rechnungen@mein-unternehmen.de) en los ajustes de la cuenta para recibir facturas por correo electrónico.

Para que faktoora procese automáticamente las facturas recibidas, debe activar la recepción por correo electrónico y la recepción por Peppol en los ajustes de la cuenta.

Encontrará más detalles en Recepción de facturas por correo electrónico.

XRechnung en lugar de Peppol

XRechnung es el formato alemán de factura electrónica para B2G (Business-to-Government). También se basa en EN 16931, pero:

• No se transmite a través de Peppol, sino mediante portales alemanes específicos (p. ej., ProZert)
• Se utiliza para organismos públicos y contratos públicos en Alemania

Si factura a organismos públicos alemanes, a menudo se espera una XRechnung, no Peppol (aunque ambos son conformes a EN 16931).

faktoora admite ambos formatos: elija en función de su destinatario.

Errores o problemas de validación

Si se rechaza una factura Peppol:

1. Revise el informe de validación: faktoora muestra qué campo falta o es incorrecto.
2. Errores frecuentes:
   • ID de Peppol del destinatario no válido
   • Falta el NIF-IVA (USt-IdNr.)
   • Leitweg-ID no válida o ausente (para contratos públicos)
   • El importe de la factura no está calculado correctamente
3. Corrija la factura o cree una nueva con los datos correctos.

La validación antes del envío es el mejor medio para evitar errores.