Betalingsstatus en betalingen markeren

In faktoora kunt u betalingen voor uw facturen registreren en zo de status beheren. Dit is belangrijk voor de boekhouding en om overzicht te houden over openstaande posten.

Eén factuur als betaald markeren

Als u een ontvangen betaling voor een factuur wilt registreren:

1. Open de factuur in faktoora.
2. Zoek de optie om de betaling te markeren (meestal in het onderdeel "Betalingen" of via een contextmenu).
3. Geef aan dat de factuur is betaald en sla de wijziging op.

Hiermee wordt de betalingsstatus van de factuur bijgewerkt. Het openstaande bedrag (outstanding balance) wordt dienovereenkomstig aangepast.

Meerdere facturen tegelijk als betaald markeren

Als u veel facturen in één keer wilt afstemmen (bijv. op basis van een rekeningafschrift):

1. Gebruik het factuuroverzicht en filter op onbetaalde facturen.
2. Selecteer meerdere facturen in de lijst.
3. Gebruik de bulkactie voor betalingen of een bulkimport (indien beschikbaar) om meerdere betalingen tegelijk te registreren.

De interface biedt functies om binnenkomende betalingen efficiënt te verwerken.

Betaaldatum en betalingsgeschiedenis

Elke geregistreerde betaling krijgt:

• Een betaaldatum (wanneer de betaling is ontvangen)
• Een bedrag (hoeveel er is betaald)
• Een status (bijv. handmatig toegewezen, automatisch herkend)

U kunt meerdere deelbetalingen op één factuur registreren. Voorbeeld:

• Factuur van 1.000 EUR
• Betaling 1: 500 EUR op 10.01.2024
• Betaling 2: 500 EUR op 15.01.2024
• Status: volledig betaald

Te veel betaald en onjuiste betalingen

Als een betaling hoger is dan het factuurbedrag of als er te veel op een factuur is betaald:

• Het openstaande bedrag wordt negatief weergegeven (bijv. -50 EUR betekent te veel betaald).
• U kunt dit als tegoed boeken of een correctie uitvoeren.
• Bij creditnota's of inhoudingen (bijv. betalingskorting, advocaatkosten) moet u een aparte correctiefactuur aanmaken om alles controleerbaar vast te leggen.

Inkomende facturen betalen

Voor inkomende facturen (facturen die u van leveranciers ontvangt) werkt het markeren op vergelijkbare wijze:

1. Open de inkomende factuur.
2. Markeer de betaling als uitgevoerd.
3. Het systeem houdt bij wanneer de factuur is betaald en aan wie.

Dit helpt bij de afstemming met uw rekeningafschrift.

Automatische herkenning van betalingen

Als u een bankrekening in faktoora hebt gekoppeld, kunnen betalingen deels automatisch worden herkend:

• Transacties van de bankrekening worden opgehaald
• Het systeem probeert deze betalingen automatisch aan de facturen toe te wijzen (op basis van factuurnummer, bedrag, datum)
• U kunt herkende betalingen bevestigen of handmatig corrigeren

Niet alle betalingen kunnen automatisch worden toegewezen; dan is een handmatige toewijzing nodig.

Bewijs van betaling

Betalingen in faktoora worden voor de boekhouding vastgelegd, maar als juridisch bewijs gelden:

• Het rekeningafschrift van uw bank
• Het overboekingsbewijs
• Eventueel bevestigingen van de ontvanger van de betaling

Bewaar deze stukken voor het geval een autoriteit of zakenpartner om betalingsbewijzen vraagt.

Betalingsvoorwaarden en betalingsherinneringen

Naast het registreren van een betaling kunt u ook het volgende beheren:

• Betalingsvoorwaarden: hoeveel tijd de ontvanger heeft om te betalen (bijv. "netto 14 dagen")
• Betalingsherinneringen: herinneringen aan openstaande betalingen

Deze worden apart beheerd en helpen u overzicht te houden over vervallen facturen. Meer informatie vindt u onder Betalingsherinneringen.

Status van de factuur

De betalingsstatus van een factuur kan verschillende waarden hebben:

Het openstaande bedrag wordt automatisch berekend als: factuurbedrag min ontvangen betalingen.

Onjuiste toewijzing van een betaling corrigeren

Als u een betaling per vergissing aan een verkeerde factuur hebt toegewezen:

1. Open de onjuiste toewijzing.
2. Verwijder of corrigeer de betalingsregistratie.
3. Wijs het bedrag toe aan de juiste factuur.

Dit is belangrijk, zodat het openstaande bedrag correct wordt berekend en betalingsherinneringen niet naar de verkeerde klant gaan.