Facturen corrigeren, annuleren en verwijderen

Zodra een factuur is aangemaakt, kan de inhoud ervan niet meer worden gewijzigd. Fouten worden daarom niet gecorrigeerd, maar via een annulerings- of correctiefactuur ongedaan gemaakt, waarna een nieuwe factuur wordt opgesteld. Dit artikel legt uit welke weg wanneer de juiste is.

Waarom aangemaakte facturen niet meer kunnen worden bewerkt

Een conceptfactuur kunt u vrij wijzigen. Bij het aanmaken verlaat de factuur de conceptstatus; vanaf dat moment ligt de inhoud vast. Dit is een bewuste beperking: het factuurnummer is toegekend, bij elektronische facturen zijn de XML-gegevens gegenereerd en mogelijk al bij de ontvanger, en elke latere wijziging zou de traceerbaarheid doorbreken.

Achteraf kunt u alleen gegevens aanpassen die geen deel uitmaken van het factuurdocument, zoals de betalingsstatus, categorieën, notities of de archivering.

Welke weg bij welke fout?

Annulering en nieuwe factuur

De standaardaanpak. U maakt een annuleringsfactuur aan voor de onjuiste factuur en daarna een nieuwe, correcte factuur met een eigen factuurnummer. Beide documenten blijven in het systeem; het proces is volledig traceerbaar.

De nieuwe factuur krijgt altijd een nieuw factuurnummer. Een al toegekend nummer wordt niet opnieuw gebruikt.

Correctiefactuur

Bij een afwijking die zich als verschil laat uitdrukken, kunt u in plaats van een volledige annulering een correctiefactuur aanmaken. Deze bevat alleen de afwijkende regels en wordt verrekend met de oorspronkelijke factuur. Volgens EN 16931 wordt ze aangeduid met factuurtype 384, de annuleringsfactuur met 381.

De verwijzing naar de oorspronkelijke factuur

Een annulerings- of correctiefactuur moet altijd naar de oorspronkelijke factuur verwijzen. Zonder deze verwijzing kan de ontvanger (en diens boekhoudsysteem) de koppeling niet automatisch maken.

Als u de annulering direct vanuit de oorspronkelijke factuur aanmaakt, stelt faktoora de verwijzing automatisch in. Maakt u de annuleringsfactuur daarentegen handmatig aan, vul dan zelf het nummer van de oorspronkelijke factuur in het referentieveld in.

In de XML geven twee velden de verwijzing weer:

• invoiceReferencedDocument.IssuerAssignedID: het nummer van de oorspronkelijke factuur
• invoiceReferencedDocument.FormattedIssueDateTime: de factuurdatum daarvan, optioneel

Ontbreekt de verwijzing in een al aangemaakte annuleringsfactuur, dan kan deze niet achteraf worden toegevoegd. U maakt dan een nieuwe annuleringsfactuur met de juiste verwijzing aan.

Facturen verwijderen

Of een factuur kan worden verwijderd, hangt af van de status:

• Concepten kunt u altijd verwijderen, mits uw gebruikersaccount de bevoegdheid DELETE_INVOICES heeft.
• Aangemaakte facturen kunt u alleen verwijderen als voor het account daarnaast de functie invoiceDeleteMode is vrijgegeven. Is deze niet actief, dan is annuleren de aangewezen weg.

De beperking heeft dezelfde reden als het feit dat facturen niet bewerkt kunnen worden: een verwijderde factuur laat een gat in de nummering achter, dat later verklaard moet kunnen worden.

Facturen dupliceren

Bij het dupliceren worden regels, belastingtarieven, klantgegevens, betalingsvoorwaarden, notities en het btw-identificatienummer van de ontvanger overgenomen. Opnieuw ingesteld worden het factuurnummer, de factuurdatum, de prestatiedatum en de status: de kopie begint weer als concept.

Twee punten die daarbij geregeld verrassen:

Afzendergegevens en bankgegevens komen uit de huidige accountinstellingen, niet uit de gekopieerde factuur. Hebt u in de tussentijd uw bankgegevens gewijzigd, dan toont de kopie de nieuwe; de oorspronkelijke factuur behoudt de oude.

Ook een annuleringsfactuur kan worden gedupliceerd. Dat is de snelste weg naar een gecorrigeerde factuur: annulering aanmaken, annulering dupliceren, de correctie in de kopie aanbrengen, versturen. Zo hoeft u niet alle regels opnieuw in te voeren.

Regelnummers na het verwijderen van een regel

Regelnummers worden niet automatisch opnieuw toegekend. Verwijdert u in een concept de tweede van drie regels, dan blijven de nummers 1 en 3 staan. Dat is zo bedoeld: volgens EN 16931 zijn regelnummers vaste identificaties en geen doorlopende telling, en bij elektronische uitwisseling worden ze precies zo verzonden als ze zijn toegekend.

Hebt u een nummering zonder hiaten nodig, maak de regels dan opnieuw aan in een nieuw concept.

Afzenderadres corrigeren

Het afzenderadres komt uit de bedrijfsgegevens in de accountinstellingen; een factuursjabloon kan dit overschrijven.

Is het adres in principe onjuist, corrigeer het dan onder Instellingen → Bedrijfsgegevens. Dat geldt voor alle nieuwe facturen; al aangemaakte facturen behouden het adres waarmee ze zijn opgesteld. Voor die facturen geldt opnieuw: annulering en nieuwe factuur.

Gebruikt u een eigen factuursjabloon met een opgeslagen adres, dan moet de correctie in het sjabloon gebeuren, anders heeft ze geen effect.

De prestatiedatum bij het annuleren

Bij het annuleren wordt de prestatiedatum automatisch ingesteld, zodat annulering en oorspronkelijke factuur bij elkaar passen. U kunt deze daarbij niet vrij kiezen. De prestatiedatum van de oorspronkelijke factuur blijft ongewijzigd.