Peppol en elektronische verzending van facturen

Hoe u facturen via Peppol en andere elektronische kanalen verstuurt en veelvoorkomende problemen oplost

Peppol is het wereldwijde netwerk voor de elektronische uitwisseling van facturen. Als u uw facturen elektronisch wilt versturen, is Peppol vaak de juiste weg, vooral bij B2B-facturen en voor publieke opdrachtgevers.

Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een gestandaardiseerd netwerk voor de elektronische uitwisseling van zakelijke documenten (met name facturen). Het werkt ongeveer zoals de post: u adresseert een factuur met de Peppol-ID van de ontvanger, en het netwerk stuurt deze door naar diens systeem.

Peppol-ID: een unieke identificatie voor elke deelnemer, vergelijkbaar met een rekeningnummer of e-mailadres. Formaat: bijv. 9915:DE123456789 (voor Duitsland), 9915:AT123456789 (voor Oostenrijk).

De factuur wordt verzonden in het UBL-formaat (Universal Business Language), een XML-structuur die voldoet aan EN 16931.

Meer informatie vindt u in de algemene vragen over Peppol in de veelgestelde vragen.

Peppol-ID registreren

Om facturen via Peppol te versturen, moet uw bedrijf een Peppol-ID registreren:

faktoora kan u daarbij helpen; neem contact op met de support.
Voor de registratie is een identificatienummer van uw bedrijf nodig (bijv. fiscaal nummer of handelsregisternummer).
Na de registratie wordt uw Peppol-ID in faktoora opgeslagen.

Details over de procedure, de vereisten en eventuele kosten of termijnen ontvangt u op aanvraag.

Facturen via Peppol versturen

Als uw klant een Peppol-ID heeft of via Peppol bereikbaar is:

Factuurformaat kiezen: kies bij het aanmaken format: "peppol".
Peppol-ID van de ontvanger invoeren: vul de Peppol-ID van de klant in (bijv. in het veld buyer.peppolId).
Factuur aanmaken: faktoora maakt de factuur aan in het UBL-formaat en verstuurt deze automatisch via het Peppol-netwerk.

Het systeem legt de verzending vast en toont de status van de levering.

De Peppol-ID van de ontvanger achterhalen

Als u de Peppol-ID van een klant niet kent:

Vraag het uw klant rechtstreeks: zijn boekhoudsysteem of zijn website toont de Peppol-ID.
Zoek in openbare registers: sommige landen hebben Peppol-registers.
Alternatief: als er geen Peppol-ID beschikbaar is, gebruik dan een ander formaat (bijv. ZUGFeRD per e-mail, of pdf).

Het systeem toont een fout als de Peppol-ID ongeldig is, zodat u kunt bijsturen.

Probleem: mijn Peppol-ID wordt als onjuist gemeld

Als een klant meldt dat uw Peppol-ID niet klopt:

Controleer:

Uw geregistreerde Peppol-ID in de accountinstellingen van faktoora: is deze correct opgeslagen?
Uw bedrijfsidentificatie (fiscaal nummer, SIREN, handelsregisternummer enz.): komt die in het Peppol-register overeen met uw ID?
De Peppol-registerdienst: wordt de identificatie daar correct herleid?

Veelvoorkomende fouten:

De Peppol-ID is niet meer actief (bijv. omdat de registratie is verlopen).
De Peppol-ID is gemigreerd naar een andere Peppol-serviceprovider.
De bedrijfsidentificatie komt niet overeen met de waarde die in het register is gemeld.

Oplossing: neem contact op met uw Peppol-serviceprovider of met de support van faktoora.

Betalingsherinneringen naar Peppol-adressen versturen

Als u een betalingsherinnering naar een publieke opdrachtgever of Peppol-klant verstuurt:

Probleem: de betalingsherinnering wordt mogelijk door het e-factuuradres geweigerd.

Reden: sommige Peppol-deelnemers accepteren alleen facturen, maar geen betalingsherinneringen of andere documenttypen (zoals orderbevestigingen).

Oplossing:

Gebruik e-mail voor betalingsherinneringen: verstuur de betalingsherinnering als pdf naar een e-mailadres in plaats van via Peppol.
Neem contact op met uw klant: vraag via welk kanaal de betalingsherinnering wordt geaccepteerd.
In het systeem: kies voor de betalingsherinnering een ander verzendkanaal dan Peppol.

Facturen zelf worden doorgaans via Peppol geaccepteerd, betalingsherinneringen vaak niet.

Leveringsstatus via Peppol controleren

Als u een factuur via Peppol verstuurt, toont faktoora de leveringsstatus:

Status	Betekenis
Pending	De verzending loopt, het systeem verwerkt de factuur
Delivered	Met succes bij de ontvanger aangekomen
Failed	Levering mislukt (bijv. ongeldige Peppol-ID)
Rejected	De ontvanger heeft de factuur geweigerd (bijv. validatiefout)

Bij fouten toont het systeem een foutmelding die uitlegt waarom de levering niet is gelukt.

Peppol vs. e-mail vs. direct portaal

U hebt meerdere mogelijkheden om elektronische facturen te versturen:

Kanaal	Voordeel	Nadeel
Peppol	Geautomatiseerd, gestandaardiseerd, geaccepteerd door publieke opdrachtgevers	De ontvanger moet Peppol ondersteunen
E-mail (ZUGFeRD/XRechnung)	Werkt voor bijna iedereen	Minder geautomatiseerd
Rechtstreeks naar klantportaal	Integratie met het systeem van de klant mogelijk	Alleen als de klant een portaal heeft
Pdf per e-mail	Universeel compatibel	Niet machineleesbaar

faktoora ondersteunt alle varianten. Kies het kanaal op basis van de eisen van uw klant.

E-facturatie zonder Peppol

Als u elektronische facturen wilt versturen, maar niet via Peppol:

ZUGFeRD of XRechnung per e-mail: verstuur de factuur als XML-bestand per e-mail.
Naar een klantportaal: als de klant een systeem met een API heeft.
Pdf met ingesloten factuur: moderne pdf's kunnen de gestructureerde gegevens bevatten.

Zonder Peppol blijft de factuur "uw" elektronische formaat: de ontvanger moet deze actief ophalen of importeren, in plaats van dat het netwerk de factuur automatisch aflevert.

Factuurontvangst per e-mail en via Peppol activeren

Als u ook inkomende facturen via deze kanalen wilt ontvangen:

Ontvangst via Peppol: is automatisch actief zodra uw Peppol-ID is geregistreerd. Facturen worden afgeleverd bij de geregistreerde ID.
Ontvangst per e-mail: u kunt in de accountinstellingen een speciaal e-mailadres (bijv. rechnungen@mein-unternehmen.de) configureren om facturen per e-mail te ontvangen.

Om ervoor te zorgen dat faktoora inkomende facturen automatisch verwerkt, moet u de ontvangst per e-mail en via Peppol activeren in de accountinstellingen.

Meer details vindt u onder Factuurontvangst per e-mail.

XRechnung in plaats van Peppol

XRechnung is het Duitse e-factuurformaat voor B2G (business-to-government). Het is eveneens gebaseerd op EN 16931, maar wordt:

niet via Peppol, maar via speciale Duitse portalen (bijv. ProZert) verzonden
gebruikt voor overheidsinstanties en overheidsopdrachten in Duitsland

Als u facturen naar Duitse overheidsinstanties stuurt, wordt vaak XRechnung verwacht, niet Peppol (hoewel beide aan EN 16931 voldoen).

faktoora ondersteunt beide formaten; kies op basis van uw ontvanger.

Fouten en validatieproblemen

Als een Peppol-factuur wordt geweigerd:

Bekijk het validatierapport: faktoora toont welk veld ontbreekt of onjuist is.
Veelvoorkomende fouten:
- Ongeldige Peppol-ID van de ontvanger
- Ontbrekend btw-identificatienummer
- Ongeldige of ontbrekende Leitweg-ID (voor overheidsopdrachten)
- Factuurbedrag niet correct berekend
Corrigeer de factuur of maak een nieuwe aan met de juiste gegevens.

Validatie vóór verzending is de beste manier om fouten te voorkomen.

Was dit nuttig?