Betalingsvoorwaarden en vervaldatum

Betalingsvoorwaarden bepalen hoeveel tijd de ontvanger heeft om te betalen. faktoora ondersteunt verschillende varianten, van automatische berekening tot handmatige invoer.

Vervaldatum vs. betalingsvoorwaarden

De twee begrippen worden vaak door elkaar gehaald:

Vervaldatum: de concrete datum waarop de factuur uiterlijk betaald moet zijn.

• Voorbeeld: 15 februari 2024

Betalingsvoorwaarden: de regel volgens welke de vervaldatum wordt berekend.

• Voorbeeld: "netto 14 dagen" betekent: 14 dagen na de factuurdatum

In elektronische facturen (XRechnung, ZUGFeRD) worden beide gegevens verzonden, zodat de ontvanger zowel de regel als de concrete datum kent.

Instelling: vervaldatum direct invoeren

In faktoora kunt u de vervaldatum op twee manieren invoeren:

Manier 1: betalingsvoorwaarden kiezen

1. Open de conceptfactuur.
2. Zoek het veld "Betalingsvoorwaarden".
3. Kies een vooraf gedefinieerde waarde, bijv.:
   • Netto 0 (direct opeisbaar)
   • Netto 7
   • Netto 14
   • Netto 30
   • Netto 60
4. Het systeem berekent de vervaldatum automatisch op basis van de factuurdatum.

Manier 2: vervaldatum direct invoeren

1. Open de factuur.
2. Vul het veld "Vervaldatum" direct in (formaat: YYYYMMDD of DD.MM.YYYY, afhankelijk van de weergave).
3. Het systeem neemt de ingevoerde datum over.

Waarom kan ik geen vervaldatum invullen in het veld "Betalingsvoorwaarden"?

Misschien is het u opgevallen dat in oudere versies van faktoora de vervaldatum direct in het veld "Betalingsvoorwaarden" kon worden ingevoerd. Dat is niet meer mogelijk.

Reden: betalingsvoorwaarden in elektronische factuurformaten (EN 16931) zijn regels, geen vaste datums. De vervaldatum wordt daaruit berekend. Dit is:

• Beter machineleesbaar
• Gestandaardiseerd
• Minder foutgevoelig

Nieuwe werkwijze:

1. Gebruik het veld "Vervaldatum" voor een concrete datum, OF
2. Gebruik "Betalingsvoorwaarden" voor een regel (netto X dagen)

Het systeem berekent dan automatisch welke vervaldatum uit de regel volgt.

Betalingsvoorwaarden in elektronische facturen

In een XML-formaat zoals XRechnung of ZUGFeRD worden betalingsvoorwaarden als volgt verzonden:

• Voorwaarde: bijv. "netto 14 dagen"
• Vervaldatum: de berekende of ingevoerde datum

Een voorbeeld uit een XRechnung:

Betalingsvoorwaarde: "Betaling binnen 14 dagen netto na factuurdatum"
Vervaldatum: 2024-02-15

De ontvanger weet dan: de betaling vervalt op 15 februari 2024, en dit komt overeen met een regeling van netto 14 dagen.

Bijzondere gevallen: betalingstermijnen die afwijken van de standaardregels

Als u bijzondere gevallen hebt (bijv. "betaling binnen 30 dagen na ontvangst van de goederen"), kunt u:

1. Een algemene betalingsvoorwaarde kiezen die op deze regeling lijkt (bijv. netto 30).
2. De concrete vervaldatum handmatig invoeren als deze afwijkt van de standaardregel.
3. In het vrije tekstveld "Opmerkingen" of in notities verdere voorwaarden toevoegen, bijv. "Betaalbaar na levering en bevestiging".

De vrije teksten zijn in elektronische facturen in de XML opgenomen en worden aan de ontvanger getoond.

Vervaldatum bij voorschotfacturen en eindafrekeningen

Elke factuur (voorschot, deelfactuur, eindafrekening) krijgt een eigen vervaldatum:

Dit is vooral belangrijk voor de boekhouding van de ontvanger: elke factuur vervalt afzonderlijk, niet pas na de laatste eindafrekening.

Lees hier meer over onder Voorschotfacturen, deelfacturen en eindafrekeningen.

Vervaldatum in gekoppelde systemen (MOCO enz.)

Als u faktoora hebt gekoppeld aan andere software (bijv. MOCO) die facturen synchroniseert:

Probleem: de vervaldatum uit de gekoppelde software wordt mogelijk niet automatisch in de XRechnung overgenomen.

Reden: de gekoppelde software en faktoora gebruiken mogelijk verschillende gegevensformaten of een andere synchronisatielogica. Het externe systeem kan bijvoorbeeld een code voor betalingsvoorwaarden gebruiken die faktoora niet kent.

Oplossing:

1. Controleer in faktoora of de vervaldatum correct is opgeslagen.
2. Controleer onder "Factuurinstellingen" of in de configuratie van de integratie hoe externe gegevens worden toegewezen.
3. Corrigeer de datum indien nodig handmatig in faktoora voordat u de factuur verstuurt.

De vervaldatum die u in faktoora invoert of laat berekenen, geldt voor de XRechnung en andere formaten, ongeacht waar de factuur oorspronkelijk vandaan kwam.

Best practice: duidelijke betalingsvoorwaarden

• Gebruik standaardvoorwaarden zoals "netto 14" of "netto 30", zodat ze in elektronische facturen machineleesbaar zijn.
• Vul de vervaldatum expliciet in als deze afwijkt van de standaardregel.
• Documenteer bijzondere gevallen in de opmerkingen, zodat de ontvanger alle voorwaarden ziet.
• Bij projecten: elke voorschotfactuur en eindafrekening krijgt een eigen vervaldatum.

Zo voorkomt u misverstanden en vertragingen bij de betaling.