Dubbele factuurnummers

Hoe kan een factuurnummer dubbel worden toegekend?

Dubbele factuurnummers ontstaan meestal in de volgende situaties:

Scenario 1: handmatig toegekende nummers

Als u factuurnummers handmatig invoert (niet automatisch gegenereerd):

• U maakt een factuur aan met nummer "RE-2026-0001"
• U maakt later een andere factuur aan met hetzelfde nummer "RE-2026-0001"

Het systeem accepteert dit bij bepaalde instellingen.

Scenario 2: nummering met hiaten

Als uw nummering niet doorlopend is:

• U maakt facturen aan met de nummers 001, 003, 005 (hiaten)
• Later voert u per ongeluk 003 of 005 in: er ontstaat een dubbel nummer

Scenario 3: meerdere factuurreeksen

Als u meerdere nummerreeksen gebruikt:

• Reeks A: RE-A-001, RE-A-002, …
• Reeks B: RE-B-001, RE-B-002, …

Dit zou duplicaten moeten voorkomen als de prefixen verschillen.

Kan het systeem duplicaten voorkomen?

Ja, onder bepaalde voorwaarden:

Bij Peppol-facturen (format: "peppol") fungeert het factuurnummer als idempotentiesleutel:

• De API voorkomt het aanmaken van een tweede factuur met hetzelfde nummer
• Als u het toch probeert, krijgt u een fout (HTTP 409) met de ID van de bestaande factuur

Deze beveiliging bestaat echter niet voor alle formaten (pdf, ZUGFeRD zonder Peppol).

Wat te doen bij een dubbel factuurnummer?

Oplossing 1: een factuur verwijderen

Als het dubbele nummer een vergissing was:

1. Bepaal welke factuur behouden moet blijven
2. Verwijder de andere factuur (vereist de bevoegdheid DELETE_INVOICES en eventueel invoiceDeleteMode)
3. Lukt dat niet: annuleer een van de dubbele facturen

Oplossing 2: een factuur annuleren en opnieuw aanmaken

Als beide facturen legitiem zijn, maar één onjuist is:

1. Maak een annuleringsfactuur aan voor de onjuiste factuur
2. Maak een nieuwe factuur aan met een ander nummer

De annulering is controleerbaar en onveranderbaar vastgelegd en laat een volledige documentatie achter.

Oplossing 3: nummerformaat controleren

Als de duplicaten herhaaldelijk ontstaan:

• Controleer uw instellingen voor de nummering in faktoora
• Zorg ervoor dat de nummerreeks doorlopend is
• Gebruik eventueel verschillende prefixen voor verschillende soorten facturen

Controle door de autoriteiten en duplicaten

Als u dubbele factuurnummers aan de autoriteiten moet melden (bijv. bij een controle van facturen):

• Documenteer de annuleringsfactuur die de fout corrigeert
• Laat de correctie in de boekhouding zien
• Licht toe waarom een nummer dubbel is toegekend

Dit is controleerbaar en onveranderbaar vastgelegd als u het met een annulering hebt gedocumenteerd.

Kan ik duplicaten achteraf opsporen?

Ja, in de factuurlijst van faktoora kunt u:

1. Zoeken op factuurnummer
2. Meerdere resultaten betekenen: er is een duplicaat

Als u regelmatig op duplicaten wilt controleren:

• Gebruik de zoek- en filterfunctie in het factuuroverzicht
• Exporteer facturen en controleer in een spreadsheet op duplicaten

Bevestigingsvenster "Factuurnummer al toegekend"

Als u probeert een factuur aan te maken met een nummer dat al is toegekend, toont faktoora een bevestigingsvenster met de titel "Factuurnummer al toegekend". Dit venster heeft geen sluitknop: u moet het actief verlaten via een van de twee aangeboden knoppen om verder te gaan met het aanmaken van de factuur:

• Bevestigen: neemt het door faktoora voorgestelde volgende vrije factuurnummer over (bij een eigen nummerformaat kunt u het voorgestelde nummer in het venster nog aanpassen) en sluit het venster.
• Annuleren: sluit het venster zonder het factuurnummer te wijzigen; de factuur blijft een concept, zodat u het nummer zelf kunt corrigeren.

Preventief: de juiste nummerreeks kiezen

De beste oplossing is duplicaten te voorkomen:

1. Kies een duidelijk nummeringssysteem (bijv. RE-JJJJ-XXXX voor jaar en nummer)
2. Laat faktoora automatisch nummeren (niet handmatig)
3. Gebruik verschillende reeksen voor verschillende documenttypen (facturen, creditnota's, offertes)

Dit verkleint het risico op duplicaten aanzienlijk.