Voorschotfacturen, deelfacturen en eindafrekeningen

Bij projecten met een lange looptijd of hoge totaalbedragen is het gebruikelijk om deelbetalingen via meerdere voorschotfacturen te innen en aan het einde een eindafrekening op te stellen. Dit is met name in de bouw, de installatiebouw en bij ontwerp- en adviesdiensten standaard. faktoora ondersteunt deze workflow volledig.

Verschil tussen voorschotfactuur, deelfactuur en eindafrekening

Voorschotfactuur

Een voorschotfactuur is een factuur voor een vooruitbetaling op een deel van een totale prestatie. Ze wordt vóór de definitieve afrekening opgesteld en dient als tussentijdse financiering. Typische voorbeelden:

• Een bouwproject: eerste voorschotfactuur na 25 % van de werkzaamheden
• Een groot project: maandelijkse voorschotfacturen voor geleverde prestaties
• Een ontwerpproject: voorschotfactuur na afronding van het ontwerp

In de elektronische factuuruitwisseling wordt een voorschotfactuur aangeduid met factuurtype 384 (EN 16931).

Deelfactuur

Het begrip deelfactuur wordt vaak als synoniem van voorschotfactuur gebruikt. Het is een factuur voor een deel van een omvangrijkere prestatie. Ook deelfacturen krijgen in elektronische formaten factuurtype 384.

Eindafrekening

De eindafrekening is de afsluitende factuur. Ze verrekent alle eerdere voorschotbetalingen met de totale vordering. Ze wordt aangeduid met factuurtype 385.

Voorbeeld:

• Voorschotfactuur 1: 1.000 EUR
• Voorschotfactuur 2: 1.200 EUR
• Eindafrekening: 500 EUR (verschil tussen het totaalbedrag van 2.700 EUR en de eerdere betalingen)

Meerdere prestatieperioden opgeven

Als u meerdere voorschotfacturen opstelt, heeft elke factuur een eigen prestatieperiode. Deze wordt in faktoora gedefinieerd via de velden billingPeriod met startDate en endDate (formaat: YYYYMMDD).

Voorbeeld: een project per kwartaal

• Factuur 1 (voorschot): prestatieperiode 01.01.2024 – 31.03.2024
• Factuur 2 (voorschot): prestatieperiode 01.04.2024 – 30.06.2024
• Factuur 3 (voorschot): prestatieperiode 01.07.2024 – 30.09.2024
• Factuur 4 (eindafrekening): prestatieperiode 01.10.2024 – 31.12.2024

In de gebruikersinterface vult u deze bij het aanmaken van de factuur in onder "Prestatieperiode".

Procentuele prestaties factureren

Volgens EN 16931 kunnen procentuele prestaties niet rechtstreeks als percentage worden ingevoerd (bijv. "80 % van een regel"). In plaats daarvan wordt het percentage via de hoeveelheid weergegeven.

Voorbeeld: regel "Ontwerp" met eenheid "stuk"

• Totale prestatie: 1 stuk à 1.000 EUR
• Voorschot voor 80 %: hoeveelheid 0,8 à 1.000 EUR = 800 EUR

Het systeem berekent automatisch het juiste bedrag en de factuur blijft conform de norm.

Zekerheidsinhouding bij voorschotfacturen

Een zekerheidsinhouding (bijv. 5 %) wordt vaak contractueel overeengekomen en moet in de voorschotfactuur gestructureerd worden aangetoond, dus niet simpelweg van de totale waarde worden afgetrokken of alleen als vrije tekst worden vermeld.

De juiste weergave: de zekerheidsinhouding als eigen factuurregel met een negatieve hoeveelheid en een positieve eenheidsprijs.

Voorbeeld:

Deze opzet is:

• Machineleesbaar en valideerbaar
• Conform de norm EN 16931
• Geaccepteerd door publieke opdrachtgevers (bijv. Deutsche Bahn)

De zekerheidsinhouding wordt in de eindafrekening niet opnieuw opgenomen. Het ingehouden bedrag wordt dan volledig opeisbaar.

Eindafrekening met verrekening aanmaken

De eindafrekening houdt automatisch rekening met alle eerdere voorschotbetalingen. Zo gaat u te werk:

1. Open een nieuwe factuur. Het is een zelfstandige factuur met een eigen factuurnummer, geen "correctie" van de voorschotbetaling.

2. Voer alle regels van de eindafrekening in. Dit zijn de prestaties die nog niet zijn gefactureerd.

3. Stel de prestatieperiode in voor de resterende periode (bijv. 01.10. – 31.12.2024).

4. Verwijs optioneel naar de voorschotbetalingen. In het veld "Referenties" kunt u de nummers van de eerdere voorschotfacturen invullen, zodat de ontvanger het verband ziet.

5. Het te betalen bedrag van de eindafrekening bestaat uit:

   • totale prestatie
   • min alle eerdere voorschotfacturen
   • plus/min toeslagen en kortingen, zekerheidsinhoudingen, btw-verschillen

Voorbeeld:

• Totale prestatie: 3.000 EUR (netto)
• Voorschot 1: 1.000 EUR (betaald)
• Voorschot 2: 1.200 EUR (betaald)
• Eindafrekening: 3.000 - 1.000 - 1.200 = 800 EUR

Vervaldatum in eindafrekeningen

Elke factuur (voorschot en eindafrekening) krijgt een eigen vervaldatum, die u vastlegt in het veld "Vervaldatum" of via betalingsvoorwaarden (bijv. "netto 14").

Een eindafrekening kan bijvoorbeeld een andere vervaldatum hebben dan de voorschotfacturen, als dat contractueel is overeengekomen.

Referenties tussen facturen

Als u later wilt zien welke voorschotfacturen bij een eindafrekening horen, is het handig om deze referentie vast te leggen. Veel boekhoudsystemen kunnen de koppeling dan automatisch maken.

In faktoora kunt u:

• in het vrije tekstveld of in notities naar de nummers van de voorschotfacturen verwijzen
• bij de API de referentie expliciet instellen met het veld invoiceReferencedDocument

Belangrijk: elke factuur krijgt een eigen nummer

Een cruciale regel: voorschotfacturen en eindafrekeningen krijgen elk een eigen, niet herhaald factuurnummer. Een al toegekend nummer wordt niet opnieuw gebruikt.

Het systeem ondersteunt u daarbij:

• Bij Peppol-facturen is het factuurnummer een idempotentiesleutel: als geprobeerd wordt een tweede factuur met hetzelfde nummer aan te maken, weigert het systeem dit
• Bij andere formaten is een doorlopende nummering aan te raden (bijv. RE-2024-0001, RE-2024-0002, …)

Annulering van een voorschotfactuur

Als een voorschotfactuur onjuist is, annuleert u deze met een annuleringsfactuur met factuurtype 381. De annulering is controleerbaar en onveranderbaar vastgelegd en documenteert de foutcorrectie volledig.

Maak vervolgens een nieuwe voorschotfactuur aan met de juiste inhoud en een eigen factuurnummer.