Acomptes, factures partielles et factures finales

Pour les projets de longue durée ou de montant total élevé, il est courant d'encaisser des paiements partiels via plusieurs factures d'acompte et d'émettre une facture finale à la fin. C'est la norme en particulier dans le bâtiment, la construction d'installations et les prestations d'ingénierie. faktoora prend entièrement en charge ce processus.

Différence entre facture d'acompte, facture partielle et facture finale

Facture d'acompte

Une facture d'acompte porte sur une partie d'une prestation globale. Elle est émise avant le décompte définitif et sert au financement intermédiaire. Exemples typiques :

• Un projet de construction : première facture d'acompte après 25 % de la prestation
• Un grand projet : factures d'acompte mensuelles pour les prestations réalisées
• Un projet d'ingénierie : facture d'acompte après l'achèvement de l'avant-projet

Dans l'échange électronique de factures, une facture d'acompte est identifiée par le type de facture 384 (EN 16931).

Facture partielle

Le terme de facture partielle est souvent utilisé comme synonyme de facture d'acompte. Il s'agit d'une facture portant sur une partie d'une prestation plus large. Les factures partielles reçoivent elles aussi le type de facture 384 dans les formats électroniques.

Facture finale

La facture finale est la facture de clôture. Elle impute tous les acomptes déjà versés sur la créance totale. Elle est identifiée par le type de facture 385.

Exemple :

• Facture d'acompte 1 : 1 000 EUR
• Facture d'acompte 2 : 1 200 EUR
• Facture finale : 500 EUR (différence entre le montant total de 2 700 EUR et les paiements déjà effectués)

Indiquer plusieurs périodes de prestation

Si vous émettez plusieurs factures d'acompte, chacune a sa propre période de prestation. Dans faktoora, celle-ci est définie via les champs billingPeriod avec startDate et endDate (format : YYYYMMDD).

Exemple : un projet trimestriel

• Facture 1 (acompte) : période de prestation du 01/01/2024 au 31/03/2024
• Facture 2 (acompte) : période de prestation du 01/04/2024 au 30/06/2024
• Facture 3 (acompte) : période de prestation du 01/07/2024 au 30/09/2024
• Facture 4 (finale) : période de prestation du 01/10/2024 au 31/12/2024

Dans l'interface, vous saisissez ces dates sous « Période de prestation » lors de la création de la facture.

Facturer des prestations en pourcentage

Selon la norme EN 16931, les prestations en pourcentage ne peuvent pas être saisies directement sous forme de pourcentage (par ex. « 80 % d'une ligne »). Le pourcentage est représenté via la quantité.

Exemple : ligne « Ingénierie » avec l'unité « Pièce »

• Prestation totale : 1 pièce à 1 000 EUR
• Acompte de 80 % : quantité 0,8 à 1 000 EUR = 800 EUR

Le système calcule automatiquement le montant correct et la facture reste conforme à la norme.

Retenue de garantie sur les factures d'acompte

Une retenue de garantie (par ex. 5 %) est souvent convenue contractuellement et doit être justifiée de manière structurée dans la facture d'acompte, et non simplement déduite de la valeur totale ou mentionnée uniquement en texte libre.

La représentation correcte : la retenue de garantie en tant que ligne de facture distincte avec une quantité négative et un prix unitaire positif.

Exemple :

Cette modélisation est :

• Lisible par machine et validable
• Conforme à la norme EN 16931
• Acceptée par les acheteurs publics (par ex. Deutsche Bahn)

La retenue de garantie n'est pas reprise dans la facture finale. Le montant retenu devient alors intégralement exigible.

Créer une facture finale avec imputation

La facture finale tient compte automatiquement de tous les acomptes déjà versés. Voici comment procéder :

1. Ouvrez une nouvelle facture. Il s'agit d'une facture indépendante avec son propre numéro, et non d'une « correction » de l'acompte.

2. Saisissez toutes les lignes de la facture finale. Il s'agit des prestations qui n'ont pas encore été facturées.

3. Définissez la période de prestation pour la période restante (par ex. du 01/10 au 31/12/2024).

4. Faites éventuellement référence aux acomptes. Dans le champ « Références », vous pouvez saisir les numéros des factures d'acompte précédentes afin que le destinataire voie le lien.

5. Le montant à payer de la facture finale se calcule ainsi :

   • prestation totale
   • moins toutes les factures d'acompte précédentes
   • plus/moins majorations et remises, retenues de garantie, écarts de TVA

Exemple :

• Prestation totale : 3 000 EUR (HT)
• Acompte 1 : 1 000 EUR (payé)
• Acompte 2 : 1 200 EUR (payé)
• Facture finale : 3 000 - 1 000 - 1 200 = 800 EUR

Date d'échéance des factures finales

Chaque facture (acompte et finale) reçoit sa propre date d'échéance, que vous définissez dans le champ « Date d'échéance » ou via les conditions de paiement (par ex. « Net 14 »).

Une facture finale peut par exemple avoir une date d'échéance différente de celle des factures d'acompte, si cela a été convenu contractuellement.

Références entre factures

Si vous souhaitez savoir plus tard quelles factures d'acompte se rapportent à une facture finale, il est utile de documenter cette référence. De nombreux logiciels de comptabilité peuvent alors effectuer l'affectation automatiquement.

Dans faktoora, vous pouvez :

• Mentionner les numéros des factures d'acompte dans le champ de texte libre ou dans les notes
• Via l'API, définir explicitement la référence avec le champ invoiceReferencedDocument

Important : chaque facture reçoit son propre numéro

Une règle essentielle : les factures d'acompte et les factures finales reçoivent chacune leur propre numéro de facture, sans répétition. Un numéro déjà attribué n'est pas réutilisé.

Le système vous y aide :

• Pour les factures Peppol, le numéro de facture est une clé d'idempotence : si vous tentez de créer une seconde facture avec le même numéro, le système la refuse
• Pour les autres formats, un système de numérotation continue est recommandé (par ex. RE-2024-0001, RE-2024-0002, …)

Annulation d'une facture d'acompte

Si une facture d'acompte est erronée, annulez-la au moyen d'une facture d'annulation de type 381. L'annulation est conforme aux exigences d'archivage et documente intégralement la correction.

Créez ensuite une nouvelle facture d'acompte avec un contenu correct et son propre numéro de facture.