XRechnung refusées : Leitweg-ID et référence de l'acheteur

Distinguer référence de l'acheteur, Leitweg-ID et référence de commande

Ces trois notions sont souvent confondues, mais ne désignent pas la même chose :

• Référence de l'acheteur (BT-10) : un identifiant que le destinataire attribue pour son affectation interne. Pour les acheteurs publics, il s'agit précisément de la Leitweg-ID (identifiant d'acheminement de l'administration allemande). Dans le modèle de données, il s'agit du champ buyerReference.buyerReferenceId.
• Référence de commande (BT-13) : le numéro de commande de l'acheteur, qui lui permet d'associer la facture à sa commande. Dans le modèle de données : buyerReference.IssuerAssignedID. Ce n'est pas la Leitweg-ID.

La Leitweg-ID n'est donc pas un champ distinct à côté de la référence de l'acheteur, mais la valeur que les acheteurs publics font inscrire dans la référence de l'acheteur.

Quand la Leitweg-ID est-elle requise ?

La Leitweg-ID n'est pas obligatoire. Pour une XRechnung, faktoora vérifie qu'au moins un des champs suivants est présent :

• Leitweg-ID / référence de l'acheteur (BT-10)
• Adresse e-mail du destinataire
• Interlocuteur du destinataire avec e-mail
• Identifiant PEPPOL du destinataire

Tant que vous avez enregistré une adresse e-mail valide du destinataire, la Leitweg-ID n'est donc pas requise.

Que faire si le destinataire n'a pas de Leitweg-ID ?

Si le destinataire de la facture ne dispose pas de Leitweg-ID (généralement dans le cas d'entreprises privées), vous n'avez pas besoin de saisir de Leitweg-ID. Il suffit d'indiquer l'adresse e-mail ou l'identifiant PEPPOL du destinataire dans la XRechnung.

Le champ « Leitweg-ID » ou « Référence de l'acheteur » reste alors vide dans faktoora.

Quelle valeur saisir et où ?

En cas de doute, demandez au destinataire quel identifiant il attend, puis saisissez-le dans le champ approprié :

Chez les acheteurs publics, un numéro de commande saisi dans la référence de l'acheteur empêche l'affectation de la facture : c'est la Leitweg-ID qui doit y figurer.

Raisons fréquentes de refus des XRechnung

Refus lors de la création par faktoora

Si faktoora affiche un message d'erreur lors de la création, vérifiez :

• Coordonnées manquantes : assurez-vous d'avoir indiqué au moins une des informations suivantes pour le destinataire : adresse e-mail, Leitweg-ID, identifiant PEPPOL ou interlocuteur avec e-mail
• Numéro de TVA intracommunautaire manquant ou invalide : si vous indiquez le numéro de TVA du destinataire, celui-ci est vérifié et doit respecter le format attendu
• Formats de champ invalides : les identifiants et références doivent être structurellement corrects

Refus par la plateforme du destinataire

Si faktoora accepte la XRechnung mais que la plateforme du destinataire (réseau Peppol, système EDI ou système de gestion du destinataire) refuse la facture, la cause se situe en dehors de faktoora :

• Le destinataire applique des règles plus strictes que la norme européenne EN 16931
• La Leitweg-ID ou la référence de l'acheteur n'est pas enregistrée ou n'est pas valide dans le système du destinataire
• Le système refuse la facture pour des raisons métier (par ex. erreur d'authentification, autorisation manquante, enregistrement introuvable)

Dans ces cas, adressez-vous au destinataire de la facture pour clarifier :

• Quelle Leitweg-ID ou référence attend-il exactement ?
• Le compte ou la fiche fournisseur est-il correctement enregistré dans ses systèmes ?
• Quel message d'erreur exact son système affiche-t-il ?

faktoora ne peut pas anticiper les exigences internes d'autres organisations : chaque organisme effectue ses propres contrôles.

Rapport de contrôle KoSIT

Le rapport de contrôle KoSIT de l'organisme allemand de coordination des normes informatiques (KoSIT) est un système de validation servant à vérifier les XRechnung allemandes. Il contrôle le respect des normes nationales et européennes (EN 16931).

Si un destinataire refuse une facture avec une « erreur KoSIT », cela signifie que le fichier ne respecte pas la structure attendue, par exemple :

• Erreur de format ou de structure dans le XML
• Champs obligatoires manquants ou mal formatés
• Combinaisons de valeurs invalides (par ex. le taux de TVA ne correspond pas à la catégorie de taxe)

faktoora vérifie déjà les XRechnung par rapport à ces normes lors de leur création. Si vous recevez malgré tout un message d'erreur KoSIT de la part du destinataire :

1. Vérifiez que tous les champs obligatoires sont correctement renseignés
2. Validez les catégories et taux de TVA (voir la section ci-dessous)
3. Contactez le destinataire de la facture et demandez-lui le message d'erreur exact
4. Si nécessaire, adressez-vous au support faktoora

Vérifier la catégorie de taxe et le taux de TVA

Une source d'erreur fréquente est la combinaison de la catégorie de taxe et du taux de TVA. La norme EN 16931 définit des règles indiquant quels taux correspondent à quelles catégories :

• Catégorie de taxe « Standard » (S) : attend généralement des taux de TVA positifs (par ex. 19 % ou 7 % en Allemagne)
• Catégorie de taxe « Réduit » (AA, AE, etc.) : taux réduits ou spéciaux
• Catégorie de taxe « Exonéré » (E) : le taux de TVA doit être de 0 %

Si vous utilisez par exemple la catégorie de taxe « Standard » avec un taux de 0 %, de nombreux validateurs et systèmes destinataires refusent cette combinaison. Utilisez plutôt « Exonéré (E) » avec 0 %.

Corrections a posteriori

Si vous constatez après l'envoi que des informations étaient erronées :

• Une XRechnung déjà créée ne peut pas être corrigée a posteriori
• Vous devez créer une facture d'annulation (qui annule la facture erronée) et une facture rectificative (avec les données correctes)
• Les deux factures sont documentées et peuvent être envoyées

Voir également : Annulation / Avoir de factures existantes.