Corriger, annuler et supprimer des factures

Une fois qu'une facture est créée, son contenu ne peut plus être modifié. Les erreurs ne sont donc pas corrigées directement : la facture est neutralisée par une facture d'annulation ou une facture rectificative, puis émise à nouveau. Cet article explique quelle méthode convient dans quel cas.

Pourquoi les factures créées ne sont plus modifiables

Un brouillon de facture peut être modifié librement. Lors de sa création, la facture quitte le statut de brouillon : son contenu est alors figé. Il s'agit d'une restriction volontaire : le numéro de facture est attribué, les données XML des factures électroniques sont générées et peut-être déjà chez le destinataire, et toute modification ultérieure compromettrait la traçabilité.

Seules les informations qui ne font pas partie du document de facture peuvent être modifiées a posteriori, comme le statut de paiement, les catégories, les notes ou l'archivage.

Quelle méthode pour quelle erreur ?

Annulation et nouvelle facture

C'est le cas général. Vous créez une facture d'annulation pour la facture erronée, puis une nouvelle facture correcte avec son propre numéro. Les deux documents restent dans le système et l'opération est entièrement traçable.

La nouvelle facture reçoit toujours un nouveau numéro de facture. Un numéro déjà attribué n'est pas réutilisé.

Facture rectificative

Si l'écart peut s'exprimer sous forme de différence, vous pouvez créer une facture rectificative au lieu d'une annulation complète. Elle ne contient que les lignes divergentes et est imputée sur la facture d'origine. Selon la norme EN 16931, elle est identifiée par le type de facture 384, la facture d'annulation par 381.

La référence à la facture d'origine

Une facture d'annulation ou rectificative doit toujours faire référence à la facture d'origine. Sans cette référence, le destinataire (et son logiciel de comptabilité) ne peut pas établir automatiquement le rapprochement.

Si vous créez l'annulation directement à partir de la facture d'origine, faktoora définit automatiquement la référence. Si vous créez en revanche la facture d'annulation manuellement, saisissez vous-même le numéro de la facture d'origine dans le champ de référence.

Dans le XML, deux champs représentent la référence :

• invoiceReferencedDocument.IssuerAssignedID : le numéro de la facture d'origine
• invoiceReferencedDocument.FormattedIssueDateTime : sa date d'émission, facultative

Si la référence manque dans une facture d'annulation déjà créée, elle ne peut pas être ajoutée a posteriori. Vous créez alors une nouvelle facture d'annulation avec la bonne référence.

Supprimer des factures

La possibilité de supprimer une facture dépend de son statut :

• Les brouillons peuvent être supprimés à tout moment, à condition que votre compte utilisateur dispose de l'autorisation DELETE_INVOICES.
• Les factures créées ne peuvent être supprimées que si la fonction invoiceDeleteMode est également activée pour le compte. Si elle n'est pas active, l'annulation est la méthode prévue.

Cette restriction a la même raison que l'impossibilité de modification : une facture supprimée laisse un trou dans la séquence de numérotation, qui devra être justifié ultérieurement.

Dupliquer des factures

La duplication reprend les lignes, les taux de TVA, les données client, les conditions de paiement, les notes et le numéro de TVA intracommunautaire du destinataire. Le numéro de facture, la date d'émission, la date de prestation et le statut sont redéfinis : la copie recommence à l'état de brouillon.

Deux points surprennent régulièrement :

Les données de l'expéditeur et les coordonnées bancaires proviennent des paramètres actuels du compte, et non de la facture copiée. Si vous avez modifié entre-temps les coordonnées bancaires, la copie affiche les nouvelles, tandis que la facture d'origine conserve les anciennes.

Une facture d'annulation peut elle aussi être dupliquée. C'est le moyen le plus rapide d'obtenir une facture corrigée : créer l'annulation, dupliquer l'annulation, effectuer la correction dans la copie, envoyer. Vous évitez ainsi de saisir à nouveau toutes les lignes.

Numéros de ligne après la suppression d'une ligne

Les numéros de ligne ne sont pas réattribués automatiquement. Si vous supprimez dans un brouillon la deuxième de trois lignes, les numéros 1 et 3 sont conservés. C'est voulu : selon la norme EN 16931, les numéros de ligne sont des identifiants fixes et non une numérotation continue, et dans l'échange électronique, ils sont transmis exactement tels qu'ils ont été attribués.

Si vous avez besoin d'une numérotation sans trou, créez à nouveau les lignes dans un nouveau brouillon.

Corriger l'adresse de l'expéditeur

L'adresse de l'expéditeur provient des données de l'entreprise dans les paramètres du compte ; un modèle de facture peut la remplacer.

Si l'adresse est erronée de manière générale, corrigez-la sous Paramètres → Données de l'entreprise. Cela s'applique à toutes les nouvelles factures ; les factures déjà créées conservent l'adresse avec laquelle elles ont été émises. Pour celles-ci, la règle reste : annulation et nouvelle facture.

Si vous utilisez votre propre modèle de facture avec une adresse enregistrée, la correction doit être effectuée dans le modèle, sinon elle ne s'applique pas.

La date de prestation lors de l'annulation

Lors de l'annulation, la date de prestation est définie automatiquement afin que l'annulation et la facture d'origine concordent. Elle ne peut pas être choisie librement. La date de prestation de la facture d'origine reste inchangée.