Conditions de paiement et date d'échéance

Les conditions de paiement déterminent le délai dont dispose le destinataire pour payer. faktoora prend en charge différentes variantes, du calcul automatique à la saisie manuelle.

Date d'échéance et conditions de paiement

Ces deux notions sont souvent confondues :

Date d'échéance : la date concrète à laquelle la facture doit être payée.

• Exemple : 15 février 2024

Conditions de paiement : la règle selon laquelle la date d'échéance est calculée.

• Exemple : « Net 14 jours » signifie 14 jours après la date de facture

Dans les factures électroniques (XRechnung, ZUGFeRD), les deux informations sont transmises, de sorte que le destinataire connaît à la fois la règle et la date concrète.

Paramétrage : saisir directement la date d'échéance

Dans faktoora, vous pouvez saisir la date d'échéance de deux manières :

Méthode 1 : sélectionner des conditions de paiement

1. Ouvrez la facture à l'état de brouillon.
2. Repérez le champ « Conditions de paiement » (« Payment Terms »).
3. Sélectionnez une valeur prédéfinie, par ex. :
   • Net 0 (payable immédiatement)
   • Net 7
   • Net 14
   • Net 30
   • Net 60
4. Le système calcule automatiquement la date d'échéance à partir de la date d'émission.

Méthode 2 : saisir directement la date d'échéance

1. Ouvrez la facture.
2. Renseignez directement le champ « Date d'échéance » (format : YYYYMMDD ou DD.MM.YYYY, selon l'affichage).
3. Le système reprend la date saisie.

Pourquoi ne puis-je pas saisir de date d'échéance dans le champ « Conditions de paiement » ?

Vous avez peut-être remarqué que, dans les anciennes versions de faktoora, la date d'échéance pouvait être saisie directement dans le champ « Conditions de paiement ». Ce n'est plus possible.

Raison : dans les formats de facture électronique (EN 16931), les conditions de paiement sont des règles, et non des dates fixes. La date d'échéance est calculée à partir de celles-ci. Cette approche est :

• Plus lisible par machine
• Standardisée
• Moins sujette aux erreurs

Nouvelle procédure :

1. Utilisez le champ « Date d'échéance » pour une date concrète, OU
2. Utilisez « Conditions de paiement » pour une règle (Net X jours)

Le système calcule alors automatiquement la date d'échéance qui découle de la règle.

Conditions de paiement dans les factures électroniques

Dans un format XML comme XRechnung ou ZUGFeRD, les conditions de paiement sont transmises comme suit :

• Condition : par ex. « Net 14 jours »
• Date d'échéance : la date calculée ou saisie

Exemple tiré d'une XRechnung :

Condition de paiement : "Paiement sous 14 jours net à compter de la date de facture"
Date d'échéance : 2024-02-15

Le destinataire sait alors que le paiement est exigible le 15 février 2024 et que cela correspond à une règle « Net 14 ».

Cas particuliers : délais de paiement s'écartant des règles standard

Si vous avez des cas particuliers (par ex. « paiement sous 30 jours après réception de la marchandise »), vous pouvez :

1. Sélectionner une condition de paiement générale proche de cette règle (par ex. Net 30).
2. Saisir manuellement la date d'échéance concrète si elle s'écarte de la règle standard.
3. Compléter d'autres conditions dans le champ de texte libre « Remarques » ou dans les notes, par ex. « Payable après livraison et confirmation ».

Dans les factures électroniques, les textes libres sont inclus dans le XML et affichés au destinataire.

Date d'échéance des factures d'acompte et des factures finales

Chaque facture (acompte, facture partielle, facture finale) reçoit sa propre date d'échéance :

C'est particulièrement important pour la comptabilité du destinataire : chaque facture est exigible séparément, et non seulement après la facture finale.

Pour en savoir plus, consultez Acomptes, factures partielles et factures finales.

Date d'échéance dans les systèmes connectés (MOCO, etc.)

Si vous avez connecté faktoora à un autre logiciel (par ex. MOCO) qui y synchronise des factures :

Problème : la date d'échéance provenant du logiciel connecté n'est parfois pas reprise automatiquement dans la XRechnung.

Raison : le logiciel connecté et faktoora utilisent éventuellement des formats de données ou une logique de synchronisation différents. Le système externe peut par exemple utiliser un code de conditions de paiement que faktoora ne connaît pas.

Solution :

1. Vérifiez dans faktoora que la date d'échéance est correctement enregistrée.
2. Vérifiez sous « Paramètres de facturation » ou dans la configuration de l'intégration comment les données externes sont mises en correspondance.
3. Si nécessaire : corrigez manuellement la date dans faktoora avant d'envoyer la facture.

La date d'échéance que vous saisissez ou calculez dans faktoora s'applique à la XRechnung et aux autres formats, quelle que soit l'origine de la facture.

Bonne pratique : des conditions de paiement claires

• Utilisez des conditions standard comme « Net 14 » ou « Net 30 », afin qu'elles soient lisibles par machine dans les factures électroniques.
• Saisissez explicitement la date d'échéance si elle s'écarte de la règle standard.
• Documentez les cas particuliers dans les remarques, afin que le destinataire voie toutes les conditions.
• Pour les projets : chaque facture d'acompte et chaque facture finale reçoit sa propre date d'échéance.

Vous évitez ainsi les malentendus et les retards de paiement.