Statut de paiement et marquage des paiements

Dans faktoora, vous pouvez enregistrer les paiements de vos factures et gérer ainsi leur statut. C'est important pour la comptabilité et pour garder une vue d'ensemble des postes ouverts.

Marquer une facture comme payée

Si vous souhaitez enregistrer un paiement reçu pour une facture :

1. Ouvrez la facture dans faktoora.
2. Recherchez l'option de marquage du paiement (généralement dans la section « Paiements » ou via un menu contextuel).
3. Indiquez que la facture a été payée et enregistrez la modification.

Le statut de paiement de la facture est ainsi mis à jour. Le montant restant dû (outstanding balance) est ajusté en conséquence.

Marquer plusieurs factures comme payées en même temps

Si vous souhaitez rapprocher de nombreuses factures en une seule fois (par ex. à partir d'un relevé bancaire) :

1. Utilisez la vue d'ensemble des factures et filtrez sur les factures impayées.
2. Sélectionnez plusieurs factures dans la liste.
3. Utilisez l'action groupée pour les paiements ou un import en masse (si disponible) pour enregistrer plusieurs paiements simultanément.

L'interface propose des fonctions permettant de traiter efficacement les paiements reçus.

Date de paiement et historique des paiements

Chaque paiement enregistré comporte :

• Une date de paiement (date de réception du paiement)
• Un montant (somme payée)
• Un statut (par ex. affecté manuellement, détecté automatiquement)

Vous pouvez enregistrer plusieurs paiements partiels sur une même facture. Exemple :

• Facture de 1 000 EUR
• Paiement 1 : 500 EUR le 10/01/2024
• Paiement 2 : 500 EUR le 15/01/2024
• Statut : intégralement payée

Trop-perçus et paiements erronés

Si un paiement dépasse le montant de la facture ou qu'une facture a été trop payée :

• Le montant restant dû s'affiche en négatif (par ex. -50 EUR signifie un trop-perçu).
• Vous pouvez le comptabiliser comme avoir ou effectuer une correction.
• Pour les avoirs ou les déductions (par ex. escompte, frais d'avocat), créez une facture rectificative distincte afin de tout documenter de manière conforme aux exigences d'archivage.

Payer des factures entrantes

Pour les factures entrantes (factures que vous recevez de vos fournisseurs), le marquage fonctionne de manière similaire :

1. Ouvrez la facture entrante.
2. Marquez le paiement comme effectué.
3. Le système enregistre la date du paiement et son bénéficiaire.

Cela facilite le rapprochement avec votre relevé bancaire.

Détection automatique des paiements

Si vous avez connecté un compte bancaire à faktoora, une partie des paiements peut être détectée automatiquement :

• Les opérations du compte bancaire sont récupérées
• Le système tente d'affecter automatiquement ces paiements aux factures (sur la base du numéro de facture, du montant et de la date)
• Vous pouvez confirmer les paiements détectés ou les corriger manuellement

Tous les paiements ne peuvent pas être affectés automatiquement ; une affectation manuelle est alors nécessaire.

Justificatifs de paiement

Les paiements dans faktoora sont documentés pour la comptabilité, mais les justificatifs juridiques sont :

• Le relevé de compte de votre banque
• Le justificatif de virement
• Le cas échéant, les confirmations du bénéficiaire du paiement

Conservez ces justificatifs au cas où une autorité ou un partenaire commercial exigerait des preuves de paiement.

Conditions de paiement et relances

Outre l'enregistrement des paiements, il existe également la gestion :

• Des conditions de paiement : délai dont dispose le destinataire pour payer (par ex. « Net 14 jours »)
• Des relances : rappels pour les paiements en attente

Ces éléments sont gérés séparément et aident à garder une vue d'ensemble des factures échues. Vous trouverez plus d'informations sous Relances.

Statut de la facture

Le statut de paiement d'une facture peut prendre différentes valeurs :

Le montant restant dû est calculé automatiquement : montant de la facture moins paiements reçus.

Corriger une affectation de paiement erronée

Si vous avez affecté par erreur un paiement à une mauvaise facture :

1. Ouvrez l'affectation erronée.
2. Supprimez ou corrigez l'entrée de paiement.
3. Affectez le montant à la bonne facture.

C'est important pour que le montant restant dû soit correctement calculé et que les relances ne soient pas envoyées au mauvais client.