Numéros de facture en double

Comment un numéro de facture peut-il être attribué deux fois ?

Les numéros de facture en double apparaissent généralement dans les scénarios suivants :

Scénario 1 : numéros attribués manuellement

Si vous saisissez les numéros de facture manuellement (sans génération automatique) :

• Vous créez une facture avec le numéro « RE-2026-0001 »
• Vous créez plus tard une autre facture avec le même numéro « RE-2026-0001 »

Le système l'accepte avec certains paramètres.

Scénario 2 : numérotation lacunaire

Si votre attribution des numéros n'est pas continue :

• Vous créez des factures avec les numéros 001, 003, 005 (lacunes)
• Plus tard, vous saisissez par erreur 003 ou 005 : un numéro en double apparaît

Scénario 3 : plusieurs séries de factures

Si vous utilisez plusieurs séries de numéros :

• Série A : RE-A-001, RE-A-002, …
• Série B : RE-B-001, RE-B-002, …

Cela devrait empêcher les doublons si les préfixes sont différents.

Le système peut-il empêcher les doublons ?

Oui, sous certaines conditions :

Pour les factures Peppol (format: "peppol"), le numéro de facture sert de clé d'idempotence :

• L'API empêche la création d'une seconde facture portant le même numéro
• Si vous essayez, vous recevez une erreur (HTTP 409) avec l'ID de la facture existante

Cette protection n'existe toutefois pas pour tous les formats (PDF, ZUGFeRD sans Peppol).

Que faire en cas de numéro de facture en double ?

Solution 1 : supprimer une facture

Si le numéro en double est une erreur :

1. Déterminez quelle facture doit être conservée
2. Supprimez l'autre facture (nécessite l'autorisation DELETE_INVOICES et, le cas échéant, invoiceDeleteMode)
3. Si cela n'est pas possible : annulez l'une des factures en double

Solution 2 : annuler une facture et la recréer

Si les deux factures sont légitimes mais que l'une est erronée :

1. Créez une facture d'annulation de la facture erronée
2. Créez une nouvelle facture avec un numéro différent

L'annulation est conforme aux exigences d'archivage et laisse une documentation complète.

Solution 3 : vérifier le format de numérotation

Si les doublons se reproduisent :

• Vérifiez vos paramètres d'attribution des numéros dans faktoora
• Assurez-vous que la série de numéros est continue
• Utilisez si nécessaire des préfixes différents pour les différents types de factures

Contrôle par les autorités et doublons

Si vous devez signaler des numéros de facture en double aux autorités (par ex. lors de contrôles de factures) :

• Documentez la facture d'annulation qui corrige l'erreur
• Montrez la correction dans la comptabilité
• Expliquez pourquoi un numéro a été attribué deux fois

Cette démarche est conforme aux exigences d'archivage si vous l'avez documentée par une annulation.

Puis-je détecter les doublons a posteriori ?

Oui, dans la liste des factures de faktoora, vous pouvez :

1. Rechercher le numéro de facture
2. Plusieurs résultats signifient qu'un doublon existe

Si vous souhaitez vérifier régulièrement les doublons :

• Utilisez la fonction de recherche et de filtrage dans la vue d'ensemble des factures
• Exportez les factures et recherchez les doublons dans un tableur

Fenêtre de confirmation « Numéro de facture déjà attribué »

Si vous tentez de créer une facture avec un numéro déjà attribué, faktoora affiche une fenêtre de confirmation intitulée « Numéro de facture déjà attribué ». Cette fenêtre ne comporte pas d'icône de fermeture : vous devez la quitter activement via l'un des deux boutons proposés pour poursuivre la création de la facture :

• Confirmer : reprend le prochain numéro de facture libre proposé par faktoora (avec un format de numérotation personnalisé, vous pouvez encore ajuster le numéro proposé dans la fenêtre) et ferme la fenêtre.
• Annuler : ferme la fenêtre sans modifier le numéro de facture ; la facture reste à l'état de brouillon, ce qui vous permet de corriger vous-même le numéro.

Prévention : choisir la bonne série de numéros

La meilleure solution consiste à empêcher les doublons :

1. Choisissez un système de numérotation clair (par ex. RE-AAAA-XXXX pour l'année et le numéro)
2. Laissez faktoora numéroter automatiquement (et non manuellement)
3. Utilisez des séries différentes pour les différents types de documents (factures, avoirs, devis)

Cela réduit considérablement le risque de doublons.