Peppol et transmission électronique des factures

Peppol est le réseau mondial d'échange électronique de factures. Si vous souhaitez envoyer vos factures par voie électronique, Peppol est souvent la bonne solution, en particulier pour les factures B2B et les acheteurs publics.

Qu'est-ce que Peppol ?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) est un réseau standardisé d'échange électronique de documents commerciaux (en particulier de factures). Il fonctionne de manière similaire à la poste : vous adressez une facture avec l'identifiant Peppol du destinataire, et le réseau la transmet à son système.

Identifiant Peppol : un identifiant unique pour chaque participant, comparable à un numéro de compte ou à une adresse e-mail. Format : par ex. 9915:DE123456789 (pour l'Allemagne), 9915:AT123456789 (pour l'Autriche).

La facture est transmise au format UBL (Universal Business Language), une structure XML conforme à la norme EN 16931.

Vous trouverez plus d'informations dans les questions générales sur Peppol de la FAQ.

Enregistrer un identifiant Peppol

Pour envoyer des factures via Peppol, votre entreprise doit enregistrer un identifiant Peppol :

1. faktoora peut vous accompagner : contactez le support.
2. L'enregistrement nécessite l'identifiant de votre entreprise (par ex. numéro fiscal ou numéro d'inscription au registre du commerce).
3. Une fois l'enregistrement effectué, votre identifiant Peppol est enregistré dans faktoora.

Les détails sur la procédure, les exigences ainsi que les éventuels frais ou délais sont disponibles sur demande.

Envoyer des factures via Peppol

Si votre client dispose d'un identifiant Peppol ou est joignable via Peppol :

1. Choisir le format de facture : lors de la création, choisissez format: "peppol".
2. Saisir l'identifiant Peppol du destinataire : saisissez l'identifiant Peppol du client (par ex. dans le champ buyer.peppolId).
3. Créer la facture : faktoora génère la facture au format UBL et l'envoie automatiquement via le réseau Peppol.

Le système documente l'envoi et affiche le statut de la livraison.

Trouver l'identifiant Peppol du destinataire

Si vous ne connaissez pas l'identifiant Peppol d'un client :

1. Demandez-le directement à votre client : son logiciel de comptabilité ou son site web indique l'identifiant Peppol.
2. Consultez les annuaires publics : certains pays disposent d'annuaires Peppol.
3. Solution de repli : si aucun identifiant Peppol n'est disponible, utilisez un autre format (par ex. ZUGFeRD par e-mail, ou PDF).

Le système affiche une erreur si l'identifiant Peppol est invalide, ce qui vous permet de réagir.

Problème : mon identifiant Peppol est signalé comme incorrect

Si un client vous signale que votre identifiant Peppol est incorrect :

Vérifiez :

1. Votre identifiant Peppol enregistré dans les paramètres du compte faktoora : est-il correctement renseigné ?
2. L'identifiant de votre entreprise (numéro fiscal, SIREN, numéro d'inscription au registre du commerce, etc.) : celui figurant dans l'annuaire Peppol correspond-il à votre identifiant ?
3. Le service d'annuaire Peppol : l'identifiant y est-il correctement résolu ?

Erreurs fréquentes :

• L'identifiant Peppol n'est plus actif (par ex. parce que l'enregistrement a expiré).
• L'identifiant Peppol a été migré vers un autre fournisseur de services Peppol.
• L'identifiant de l'entreprise ne correspond pas à la valeur déclarée dans l'annuaire.

Solution : contactez votre fournisseur de services Peppol ou le support faktoora.

Envoyer des relances à des adresses Peppol

Si vous envoyez une relance à un acheteur public ou à un client Peppol :

Problème : la relance risque d'être refusée par l'adresse de facturation électronique.

Raison : certains participants Peppol n'acceptent que des factures, et non des relances ou d'autres types de documents (comme des confirmations de commande).

Solution :

1. Utilisez l'e-mail pour les relances : envoyez la relance au format PDF à une adresse e-mail plutôt que via Peppol.
2. Contactez votre client : demandez-lui par quel canal la relance est acceptée.
3. Dans le système : choisissez pour la relance un autre canal d'envoi que Peppol.

Les factures elles-mêmes sont généralement acceptées via Peppol, ce qui n'est souvent pas le cas des relances.

Vérifier le statut de livraison Peppol

Lorsque vous envoyez une facture via Peppol, faktoora affiche le statut de livraison :

En cas d'erreur, le système affiche un message d'erreur qui explique pourquoi la livraison a échoué.

Peppol, e-mail ou portail direct

Vous disposez de plusieurs possibilités pour envoyer des factures électroniques :

faktoora prend en charge toutes ces variantes. Choisissez le canal en fonction des exigences de votre client.

Facturation électronique sans Peppol

Si vous souhaitez envoyer des factures électroniques, mais pas via Peppol :

1. ZUGFeRD ou XRechnung par e-mail : envoyez la facture sous forme de fichier XML par e-mail.
2. Vers un portail client : si le client dispose d'un système doté d'une API.
3. PDF avec facture intégrée : les PDF modernes peuvent contenir les données structurées.

Sans Peppol, la facture reste « votre » format électronique : le destinataire doit la récupérer ou l'importer activement, au lieu que le réseau la livre automatiquement.

Activer la réception des factures par e-mail et via Peppol

Si vous souhaitez également recevoir des factures entrantes via ces canaux :

1. Réception Peppol : elle est automatiquement active lorsque votre identifiant Peppol est enregistré. Les factures sont livrées à l'identifiant enregistré.
2. Réception par e-mail : vous pouvez configurer une adresse e-mail dédiée (par ex. rechnungen@mein-unternehmen.de) dans les paramètres du compte pour recevoir des factures par e-mail.

Pour que faktoora traite automatiquement les factures entrantes, vous devez activer la réception par e-mail et la réception Peppol dans les paramètres du compte.

Pour plus de détails, consultez Réception des factures par e-mail.

XRechnung au lieu de Peppol

XRechnung est le format allemand de facture électronique pour le B2G (Business-to-Government). Il repose également sur la norme EN 16931, mais il est :

• Transmis non pas via Peppol, mais via des portails allemands spécifiques (par ex. ProZert)
• Utilisé pour les administrations et les marchés publics en Allemagne

Si vous facturez des administrations allemandes, c'est souvent XRechnung qui est attendu, et non Peppol (bien que les deux soient conformes à la norme EN 16931).

faktoora prend en charge les deux formats : choisissez en fonction de votre destinataire.

Factures erronées ou problèmes de validation

Si une facture Peppol est refusée :

1. Consultez le rapport de validation : faktoora indique quel champ est manquant ou incorrect.
2. Erreurs fréquentes :
   • Identifiant Peppol du destinataire invalide
   • Numéro de TVA intracommunautaire manquant
   • Leitweg-ID invalide ou manquante (pour les marchés publics)
   • Montant de la facture mal calculé
3. Corrigez la facture ou créez-en une nouvelle avec les bonnes informations.

La validation avant l'envoi est le meilleur moyen d'éviter les erreurs.